Uitstelgedrag aanpakken

Tim Urban heeft een paar jaar geleden een mooie TED talk gehouden over uitstelgedrag.

Wat zijn oorzaken van uitstelgedrag en tips hebben we om uitstelgedrag aan te pakken. Veel leerlingen geven aan regelmatig te worstelen met uitstelgedrag. Wat zijn de oorzaken van uitstelgedrag / procrastinatie?

De definitie van uitstelgedrag

“Uitstel maakt makkelijke dingen moeilijk en moeilijke dingen nog moeilijker”. Dit is een prachtige quote van Mason Cooley. Wellicht vind jij zelf dat jij ook last hebt van uitstelgedrag. Maar wat is uitstelgedrag of procrastinatie nu eigenlijk?

Uitstelgedrag betekent niet dat je werk, of taken die jij je hebt voorgenomen, niet doet. Uitstelgedrag is werk en taken die jij je hebt voorgenomen niet doen én je er echt slecht over voelen. Je lichaam maakt stresshormonen aan; adrenaline, noradrenaline en cortisol. Je ervaart stress, piekert, maakt je zorgen en voelt je opgelaten. Je voelt je minder trots op jezelf. Vorderingen maken in belangrijk werk is één van de voornaamste drijfveren.

De gevolgen van uitstelgedrag

Uit onderzoek blijkt dat uitstelgedrag slecht voor de gezondheid en slecht voor je ontwikkeling, welzijn en welvaart. Je wordt minder zichtbaar en de impact die hebt op anderen neemt af. Je wordt gauw als minder professioneel en krachtig gezien. Het zorgt er ook voor dat je regelmatig stress ervaart. Je voelt je minder trots op jezelf. Dit alles maakt je sneller vermoeid en is slecht voor je immuunsysteem.

Oorzaken

Wat zijn de mogelijke oorzaken van uitstelgedrag. Vaak wordt als oorzaak een gebrek aan discipline genoemd. In dit blog proberen we diepgaander de mogelijke oorzaken van gebrek aan discipline te achterhalen en te duiden. Hieronder beschrijven we diverse oorzaken van

uitstelgedrag.

Uitstelgedrag door:

-Gebrek aan korte termijn doelen stellen

-Onze keuze voor druk doen

-Gebrek aan overzicht

-Gebrek aan geloof

-Afleidingen en onderbrekingen

-Stress

-Gebrek aan inzicht (competenties, zelfvertrouwen)

-De overtuiging ‘ik werk goed onder druk van deadlines’

-Gebrek aan flow

-Afnemende interesse

-Perfectionisme

Uitstelgedrag door …	Oorzaak
Gebrek aan korte termijn doelen stellen	Personen die laag scoren op doelen stellen of laag scoren op energielevel, scoren hoger op uitstelgedrag. Door korte termijn doelen te stellen bereik je in kleine stappen makkelijker lange termijn doelen.
Onze keuze voor druk doen	Druk doen is altijd gespannen bezig zijn met meerdere dingen tegelijk. Veel ballen in de lucht houden en van bijeenkomst naar activiteit rennen. Je bent druk, druk, druk. Hierdoor kom je niet toe aan de belangrijke initiatieven. Zeker taken die meer denkkracht van je vragen, stel je eerder uit. Druk, druk, druk doen is niks anders dan uitstelgedrag.
Gebrek aan overzicht	Je hebt veel te doen. Je hebt jouw collega’s en je klanten van alles beloofd en toegezegd, maar mist een helder overzicht van je workload. De onrust zorgt ervoor dat je moeilijk kunt focussen en dat je gemakkelijk taken uitstelt die echt aandacht van je vragen.
Gebrek aan geloof	Om een project of taak te starten en deze goed af te ronden is het belangrijk dat je motivatie voelt. Je dient echt overtuigd te zijn dat jouw project of taak echt waarde toevoegt.  Als jij overtuigd bent, en oprecht gelooft dat het uitvoeren en realiseren van dit werk je echt effect en resultaat oplevert, geeft dit ook energie. Uitstellen is, zo blijkt, dan minder snel aan de orde. Als je ook maar enigszins twijfelt aan de toegevoegde waarde van een taak, ligt uitstelgedrag op de loer.
Afleidingen en onderbrekingen	Dit is een oorzaak van uitstelgedrag dat de laatste jaren met stip stijgt in deze tijd van smartphones en social media met slim doordachte apps die verslavend werken. Het zijn vaak activiteiten die jouw focus vragen.
Stress	Wanneer je piekert, jezelf zorgen maakt, angstig bent of je gestrest voelt is het moeilijk om je te focussen en productief te zijn. Je zit in je hoofd en komt daardoor moeilijk in de juiste actiestand. Ook wordt jouw scope nauwer, waardoor je minder ruimte ervaart.
Gebrek aan inzicht (competenties, zelfvertrouwen)	Uitstelgedrag ligt op de loer bij projecten en taken die ‘nieuw’ voor je zijn en waarbij je nog niet goed weet wat een juiste aanpak is. Je denkt na over een goede aanpak en wat te doen. Denken kan, zeker wanneer je de oplossing niet ziet, al snel in piekeren veranderen. Piekeren zorgt weer voor stress. Nog erger wordt het als je ook nog eens de overtuiging hebt dat je deze opdracht of taak al wel zou moeten beheersen.
De overtuiging ‘ik werk goed onder druk van deadlines’	Veel leerlingen willen vat krijgen op hun eigen uitstelgedrag. Uitstelgedrag vinden ze irritant, met name door het slechte gevoel dat ze ervan krijgen. Opvallend is dat een groot percentage leerlingen met dit gedrag echter ook aangeeft juist goed te presteren onder de druk van deadlines. Dit vertellen ze vaak met een grote glimlach en roepen dan: “Dat is echt zo hoor!”. En dat is natuurlijk niet zo. Het is een misvatting met effect.
Gebrek aan flow	Je voelt je niet helemaal fit door een verkoudheid of je hebt slecht geslapen. Dit heeft een negatieve invloed op je concentratievermogen en zorgt ervoor dat je gemakkelijk ‘zware’ taken uitstelt voor je begint of sneller onderweg stopt en de rest uitstelt. Zeker als je rookt, zal je vast herkennen dat je na enige tijd trek ervaart in een sigaret. Als je eraan toegeeft, raak je even uit je flow. En altijd als je uit de flow raakt, dan ligt uitstel op de loer. Uit de flow raken vergroot de kans op uitstelgedrag.
Afnemende interesse	Herken jij dat je werkzaamheden die je jarenlang direct oppakte en met plezier uitvoerde nu steeds vaker voor je uit schuift en uitstelt? Je snapt niet hoe het kan en zoekt verklaringen in de hierboven beschreven oorzaken, maar vindt de oorzaak eigenlijk niet. Je weet wel dat je ronduit goed bent in de taak, maar krijgt het steeds moeilijker voor elkaar om ermee te beginnen. Dat irriteert je mateloos. Alles in het leven houdt ooit eens op. Het kan natuurlijk zo zijn dat je langzamerhand de motivatie en de fun en energie aan het kwijtraken bent, omdat je er een beetje klaar mee bent. Minder dopamine, minder plezier. Bij alles wat minder leuk voelt om te doen ligt uitstellen voor de hand.
Perfectionisme	Uitstelgedrag door perfectionisme wordt door perfectionisten niet snel als uitstelgedrag ervaren. Een perfectionist wil graag alles top doen en zeker geen fouten maken. Hij blijft in de voorbereiding nadenken en analyseren tot in de diepste details. Analyseren blijkt verlammend te werken op de productiviteit. Hierdoor loop je het risico dat je niet of te laat begint. Een perfectionistisch ingesteld iemand vindt het resultaat niet snel oké, waardoor afmaken en opleveren wordt uitgesteld.

Fixed of growth mindset

In kader van uitstelgedrag wil ik graag een wetenschappelijke onderzoek noemen die het effect van overtuigingen op gedrag en resultaten beschrijft.

Onderzoekster Carol Dweck heeft decennialang onderzoek gedaan naar het ontstaan van, en de effecten van verschil in, mindset. Carol Dweck onderscheidt twee soorten mindsets: fixed mindset en de growth mindset.

Mindset heeft een grote invloed op uitstelgedrag. Carol verdeelde in haar onderzoek een groep van 400 studenten in twee groepen en liet de studenten een relatief simpele IQ-test doen. De eerste groep studenten kreeg in een speciale ruimte te horen dat ze de test super hebben gedaan. Ze kregen erbij te horen dat het komt omdat ze slim, intelligent en getalenteerd zijn. De andere groep studenten kreeg ook te horen dat ze de test super hebben gedaan. Deze groep studenten kreeg als toelichting dat het succes komt door hun inzet, betrokkenheid en harde werken. Vervolgens kreeg de groep van 400 leerlingen een keuze opdracht. Ze mochten kiezen voor een opdracht die gemakkelijk te volbrengen is of voor een opdracht die goed te volbrengen is als jij je erop toelegt en er hard mee aan de slag gaat.

De talentgroep koos vooral de gemakkelijk opdracht. Ze gingen risico uit de weg en lieten preventiegedrag zien. De groep “harde werkers” koos vooral voor de opdracht die hard werken vraagt en lieten meer promotiegedrag zien. Deze laatste groep ontwikkelde sneller een growth mindset die gericht is op leren door hard werken en door aandacht geven. Wederom blijkt ook bij dit onderzoek dat dit onderzoek later bij volwassenen dezelfde uitkomst geeft.

Overtuigingen hebben een essentieel effect op gedrag. Geloof jij dat je goed presteert als je vlak voor je deadlines aan de slag gaat? Dan is de kans groot dat jij werk blijft uitstellen tot vlak voor je deadlines, ook al is dit feitelijk niet zo. Jouw eigen overtuiging versterkt jouw uitstelgedrag!

Het is goed om inzicht te vergroten in de oorzaken van uitstelgedrag.

Iedere oorzaak vraagt een eigen aanpak om er grip op te krijgen.

Hoe kun je uitstelgedrag aanpakken? Wat te doen tegen uitstelgedrag?

Hieronder vind je verschillende tips en experimenten. Gedrag veranderen betekent nieuw gedrag aanleren door te doen.

Uitstelgedrag de baas door:

-Focus je op het resultaat van de acties

-Definieer bij projecten en grote taken altijd kleine eerstvolgende acties

-Beloof jouw deadlines aan collega’s partners en klanten

-Beweging gaat voor kwaliteit – ga max 30 minuten aan de slag.

-Eat that frog

-Verander je eigen overtuiging over werken vlak voor deadlines

-Boots jouw meest effectieve routines, ritmes en rituelen na

-Vergroot je grip op afleidingen en onderbrekingen

-Realiseer je dat voorbereiding essentieel is bij uitsteltaken

-Stop met gebruik van vertragende smoezen

Uitstelgedrag de baas …	Wat te doen tegen uitstelgedrag
Focus je op het resultaat van de acties	Focus je op het resultaat van al jouw acties. Uitstelgedrag gaat altijd over acties van taken en projecten. Denk bij alles wat je wilt doen aan het eindresultaat. Dus bedenk wat je wilt bereiken en schets deze uitkomst mentaal in heldere beelden. Beschrijf derhalve de gewenste uitkomsten / resultaten. Wat levert het op? Wie maak je er blij mee?
Definieer bij projecten en grote taken altijd kleine eerstvolgende acties	Ons brein heeft een voorkeur voor kleine taken c.q. hapklare brokken. Nadenken hoeft niet meer. Dat is het voordeel. Het vraagt alleen nog doen. Hapklaar en klein verkleint de kans op uitstellen. Als je een project of taak met meerdere acties wilt gaan realiseren, definieer dan voor je begint een aantal ‘eerstvolgende acties’. Hak deze taak in kleine stukken en beschrijf de stukken.
Beloof jouw deadlines aan anderen	Herken jij dat ook? Je spreekt met jezelf af dat je een verslag over drie dagen af wilt hebben, maar een week later heb je er nog niks gedaan. Om grip op uitstelgedrag te krijgen. Beloof je deadlines aan anderen. Als jij een concrete toezegging doet aan iemand die belangrijk voor je is, dan is de kans op uitstellen veel lager.
Beweging gaat voor kwaliteit – ga max 30 minuten aan de slag.	Uit onderzoek blijkt dat de belangrijkste reden van uitstelgedrag is dat mensen niet in beweging komen. Uitstelgedrag zit dus altijd bij de start.
Eet vaker een kikker (Eat that frog)	Begin de dag vaker met een taak waar je tegenop ziet of een hekel aan hebt. We hebben het dan wel over taken die belangrijk zijn om je doelen te halen. Uit een wetenschappelijk onderzoek, met de naam 'Eat that Frog', blijkt dat het effectief is om met een minder inspirerende taak de dag te beginnen. Het helpt tegen uitstelgedrag en zorgt voor een gevoel van voldoening en meer energie de rest van de dag. Kies bijvoorbeeld een taak die je in de afgelopen week hebt uitgesteld. Denk na over de gewenste uitkomst. Leg alles wat je nodig hebt om de taak te doen klaar op de middag/avond vóór de dag dat je de kikker gaat eten. Begin de volgende dag met deze taak en eet de kikker volledig op (of een stevig deel ervan).
Verander je eigen overtuiging over werken vlak voor deadlines	Een aantal deelnemers van onze time management training geven aan dat ze pas optimaal presteren als het écht moet. “Pas als het echt moet, en uitstel niet meer kan, ben ik op mijn best”. Dit is meestal een misvatting. Vaak ervaar je meer stress op zulke momenten, omdat niets meer mag tegenzitten. Ook de kwaliteit is vaak niet optimaal. Je hebt namelijk minder of geen tijd meer om iets weg te leggen en een dag later nog eens te bekijken.
Boots jouw meest effectieve routines, ritmes en rituelen na	Herken jij dat ook? Je wilt aan de slag gaan met een belangrijke taak en je kunt er maar niet mee starten. Op een of andere manier zit je niet in de juiste mood. Boots jouw effectieve routines, ritmes en rituelen zoveel mogelijk na. Hierdoor kom je min of meer in dezelfde state of mind en ontstaat een effectieve hormonale reactie. Hierdoor pak je zaken beter op en stel je minder uit. Sta eens stil bij je productieve dagen. Wat hebben deze dagen gemeen? Sta ook eens stil bij je minder productieve dagen waarin je gemakkelijk uitstelt. Wat hebben deze dagen gemeen? Wat valt je op als je beide soorten dagen met elkaar vergelijkt?
Vergroot je grip op afleidingen en onderbrekingen	Uitstellen en vooruitschuiven van werkzaamheden doe je gemakkelijk nadat je bent onderbroken of afgeleid. Doorgaan met de taak na de onderbreking betekent wellicht voor je gevoel eigenlijk een soort van opnieuw beginnen. Een moment waarop je zomaar overvallen kan worden door ineffectieve gedachten. “Nu nog verder gaan heeft even geen zin” Laat ik het maar vanavond doen. Dit moet ik echt op een rustig moment doen”. Plan komende week een blok van twee uren in waarin je zonder afleiding en onderbreking vrij aan de slag gaat. Reflecteer vervolgens eens: hoe is het je bevallen? Welke gedachten en gevoelens heb je ervaren?
Realiseer je dat voorbereiding essentieel is bij uitsteltaken	Newton, de grote natuurkundige, beschrijft het in een door hem geformuleerde wet. Traagheid wordt overwonnen door een impuls. Actie geeft een reactie. Bij grote taken die veel denkkracht en concentratie vragen is in beweging komen soms lastig. Sta eens stil bij een project of taak die jij nu uitstelt. Bedenk nu eens, terwijl jij misschien nu denkt: ‘Ga toch eens aan de slag!’, met welke kleine essentiële acties ben je nu al bezig of heb je gedaan. Waar heb je al over nagedacht? Welke keuzes heb je al gemaakt? Welke voorbereidingen heb je onbewust eigenlijk al gedaan. Noteer je bevindingen.
Stop met gebruik van vertragende smoezen	Feitelijk is het zo dat je bij uitstelgedrag initiatieven voor je uit schuift. Houd op met vertragende smoezen. Vooral de woorden ‘daarna’ en ‘als’ werken zomaar sterk vertragend. Beter is het om je meer proactief op te stellen en na te denken en te kijken welke stapjes je alvast kunt zetten (zie ook de vorige tip). Je stelt nu niet uit, maar bent in beweging / in de juiste richting.