1 - Procedure: formele regels voor processturing.
2 - Inhoud: afspraken die je met elkaar kunt maken over hoe je het overleg wilt voeren.
3 - Proces/interactie: de dynamische, informele
processturing.
Procedure
‘Hoe?’ (geformaliseerd / bovenstroom)
 |
Hieronder verstaan we alle feiten, argumenten, en meningen die besproken worden. Je zou kunnen zeggen dat alles wat in de notulen belandt, inhoud is.
De zakelijke procedure geeft controle over communicatie en besluitvorming.
Denk aan:
- agenda: de manier waarop het probleem wordt
aangepakt;
- werkwijze: Beeldvorming, Oordeelsvorming,
Besluitvorming;
- verdeling van taken en uitoefenen van functies;
- tijdsplanning;
- wijze waarop besluiten genomen worden;
- verslaglegging.
|
Inhoud
‘Wat?’ (geformaliseerd / bovenstroom)
 |
Hieronder vallen alle afspraken die je met elkaar kunt maken over hoe je het overleg wilt voeren. Je kunt hierbij denken een afspraak over tijd, een agenda, voorzitterschap, besluitvorming, notulen.
De inhoudelijke bijdragen van deelnemers hebben betrekking op:
- opmerkingen over het onderwerp;
- begripsverduidelijking;
- informatie, kennis, ideeën en meningen over het
onderwerp;
- besluiten en afspraken.
|
Proces
‘Hoe?’ (niet geformaliseerd / onderstroom)
 |
Hierbij gaat met name over hoe mensen met elkaar omgaan. Hoe het buiten alle afspraken die je bij de procedure maakt het ‘echt’ loopt. Het gaat hierbij om zaken waar zelden een afspraak over gemaakt worden, die soms lastig te benoemen zijn maar grote invloed hebben op de kwaliteit van interactie. Denk aan onderlinge relaties, machtsverhoudingen, sfeer, energie.
Het informele proces is het onzichtbare deel dat zich tussen de deelnemers afspeelt. Dit vraagt om ruimte en moet soms worden uitgesproken om de Procedure mogelijk te maken.
Denk hierbij aan:
- de sfeer;
- de mate waarin men open of gesloten naar elkaar toe
is;
- de durf of bereidheid om een eigen mening te geven
(conformisme);
- vooroordelen ten opzichte van elkaar;
- vertrouwen;
- wie heeft de macht?
|
Trek de vergadering vlot met PIP
Procedure, Inhoud en Proces (onderstroom) zijn
onlosmakelijk met elkaar verbonden. Verwacht bij een focus op Procedure geen
goede uitkomst voor de Inhoud. Geeft de leider/voorzitter goede en tijdige
aandacht aan PIP, dan zul je zien dat de teamsamenwerking snel en merkbaar
verbetert. De effectiviteit neemt toe, de vergadering verloopt vlotter en de
kwaliteit van de besluiten is beter dan ooit. Bovendien verbetert het de sfeer
in het team aanzienlijk.
