De essentie van GTD
In tegenstelling tot andere methoden in tijdsbeheer focust David Allen minder op het bepalen van prioriteiten. In plaats daarvan roept hij op tot het maken van takenlijsten die specifiek zijn voor een bepaalde context. Hij stelt ook dat iedere taak die binnen twee minuten uitgevoerd kan worden, direct uitgevoerd moet worden.
De psychologie van GTD is gebaseerd op het eenvoudig opslaan, bijhouden en terugvinden van alle relevante informatie die nodig is voor de taken die je uit moet voeren. David Allen suggereert dat veel van de mentale blokkades waar we tegenaan lopen bij het uitvoeren van bepaalde taken worden veroorzaakt door onvoldoende 'front-end'-planning (met andere woorden, voor ieder project moeten we duidelijk maken wat er bereikt moet worden en welke specifieke acties hiervoor uitgevoerd moeten worden). Het is, volgens David Allen, het meest praktische om hierover vooraf na te denken. Hierdoor stellen we een reeks met acties op die we dan later kunnen uitvoeren zonder weer uitvoerig te hoeven plannen.
David Allen stelt ook dat onze herinnering (memory system) tamelijk inefficiënt werkt en ons zelden helpt te herinneren wat te doen op de tijd en de plaats dat we het kúnnen doen. Daarom werken de "next actions" (volgende acties) per context in het GTD-systeem als een externe hulp die ons ervan verzekert dat we de juiste herinneringen op het juiste moment kunnen opvragen. Er zijn veel aanverwante persoonlijke managementtips en -trucs uitgeschreven in GTD die kunnen helpen bij het invoeren van de werkwijze die door David Allen is beschreven.
