Verandermanagement volgens John Paul Kotter

Om een verandering succesvol te implementeren in een organisatie heeft John Paul Kotter acht succesfactoren voor veranderen opgesteld. Van belang is dat de acht factoren (fasen) in een logische volgorde en met de juiste precisie in acht worden genomen.

John Paul Kotter is een Amerikaans bedrijfskundige en emeritus hoogleraar organisatiekunde en veranderingsmanagement aan de Harvard-universiteit.

Fase	Toelichting
1 Create a sense of urgency (creëren van urgentie)	De eerste stap is volgens John Kotter het belangrijkst. Door medewerkers de noodzaak en urgentie van de verandering in te laten zien, wordt er draagvlak gecreëerd. Een open, eerlijke en overtuigende dialoog is daarvoor noodzakelijk. Zo worden ze overtuigd van het belang van handelen. Dat kan bijvoorbeeld door potentiële bedreigingen met hen te bespreken en met hen te discussiëren over mogelijke oplossingen.
2 Create a guiding coalition (leidende coalitie)	Het is goed om een projectgroep op te richten, die zich bezig houdt met de veranderingen die de organisatie wil doorvoeren. Deze groep leidt alle inspanningen en moedigt de medewerkers aan om mee te denken en mee te werken. Bij voorkeur wordt deze coalitie samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende functies en posities, zodat alle medewerkers zich aan de groep kunnen optrekken en zich met de teamleden kunnen identificeren. Door het open karakter heeft de groep ook een klankbordfunctie, zodat er open communicatie mogelijk is.
3 Create a vision for change (creëren van visie)	Door een goede visie helder te formuleren, wordt het voor iedereen duidelijk wat de organisatie binnen een afgesproken termijn wil bereiken. Daardoor worden veranderingen concreter en is er meer draagvlak om ze door te voeren. In de visie kunnen ideeën van medewerkers serieus worden meegenomen en verwerkt, zodat zij de visie sneller zullen accepteren. Door aan de vastgestelde visie strategieën te koppelen, helpt dat medewerkers om hun doelen te bereiken.
4 Communicate the vision (draagvlak)	Het creëren van draagvlak en acceptatie van de nieuwe visie is het belangrijkste doel van stap 4. Dat wordt alleen bereikt door veel met medewerkers over de nieuwe visie te spreken en hun meningen, zorgen en angsten serieus te nemen. De nieuwe visie moet volledig in het gehele bedrijf worden opgenomen.
5 Remove obstacles (mogelijke actie)	Voor acceptatie van de verandering op alle niveaus, is het belangrijk om obstakels die de visie kunnen ondermijnen, te veranderen of desnoods te verwijderen. Door de dialoog met alle medewerkers aan te gaan, wordt het duidelijk wie zich verzet tegen de verandering. Om de visie onder de medewerkers aan te moedigen, helpt het om hun ideeën door te voeren en mee te nemen in de verandering.
6 Create shortterm wins (korte termijn successen)	Niets motiveert meer dan succes. Door binnen het veranderingsproces korte termijn doelstellingen op te stellen, wordt het voor medewerkers inzichtelijk wat er gebeurt. Als doelstellingen succesvol zijn afgerond, stimuleert dit medewerkers enorm om verder te bouwen. Door de medewerkers, die bij dicht bij het veranderingsproces staan te erkennen en te belonen, wordt het in alle lagen duidelijk dat het bedrijf een andere koers vaart.
7 Consolidate improvements (nog niet loslaten)	Volgens John Kotter mislukken veel veranderingstrajecten, omdat er te snel van een overwinning wordt uitgegaan. Maar verandering is een langzaam proces en maakt onderdeel uit van de totale bedrijfscultuur. Snelle overwinningen zijn slechts het begin van de lange termijn verandering. Een organisatie moet daarom blijven zoeken naar verbeteringen. Na meerdere successen kan dan langzaamaan worden geconstateerd dat de verandering vruchten gaat afwerpen.
8 Anchor the changes (borgen)	Pas wanneer een verandering deel uitmaakt van de kern van de organisatie, wordt het een onderdeel van de bedrijfscultuur. Dat gaat niet vanzelf. Normen en waarden moeten overeenkomen met de nieuwe visie en het gedrag van medewerkers moet hier automatisch op aansluiten. Medewerkers moeten de verandering blijven ondersteunen. Regelmatige evaluatie en gesprekken over de voortgang, helpen bij het consolideren van de verandering.